In Online- und PDF-Formularen liegt grosses ungenutztes Potential. Onboarding, Kreditkartenanträge oder auch Hypotheken könnten von einer überwältigenden Effizienzsteigerung profitieren.

Der Release zur Version 6.5 der CCM Plattform von Assentis bringt im Frühjahr 2019 ein paar Features, die Sie sich ansehen sollten, wenn Sie sich für Kundenkommunikation interessieren. Insbesondere die Formulare werden auf eine neue Stufe gehoben.

Formulare sind für viele Prozesse elementar. Gute Formulare sind das WD-40 für alle interaktiven Prozesse, die Daten aufnehmen und weiterverarbeiten. Durch die Verbesserung der Formular- und Folgeprozesse wird der ganze Ablauf flüssiger, einfacher und bietet gleichzeitig mehr Möglichkeiten und Gestaltungsfreiraum. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Sie diesen Spagat hinbekommen können.

 

Warum bessere Formulare?

Assentis‘ Lösung für Formulare heisst AForms. Für den Kundenberater oder den Prozessschritt-Owner wird die Erstellung von Formularen auf HTML-Basis mit AForms vor allem schneller und einfacher. Bessere Formulare erhöhen nicht nur seine Effizienz, sondern – und hier liegt aus unserer Erfahrung der oft unterschätzte Hauptvorteil – sie erhöhen auch die Qualität der generierten Daten. Davon profitieren sämtliche nachfolgenden Prozessschritte.

Für den Kunden, extern wie auch intern, wird das Ausfüllen übersichtlicher und man wird besser geführt. Vorbei sind die Zeiten von vollgestopften Formularen, die einen optisch fast erschlagen und innert einer Zehntelsekunde jede Lust nehmen, auch nur ein Feld auszufüllen. Oder von aufwändigen manuellen Filtertexten, die dem Kunden helfen sollen, herauszufinden, welche Felder für ihn jetzt relevant sind und welche nicht. Der Kunde sieht nur noch das, was er tatsächlich ausfüllen muss. Schön dargestellt und auf das Wesentliche reduziert.

Für den gesamten Prozess resultieren schlussendlich mehr Effizienz und geringere Kosten durch weniger Fehler, weniger Reaktanz und bessere Daten. Die Komplexität der gesamten Datenerfassung lässt sich deutlich verringern und die Wiederverwendbarkeit von einzelnen Formularen und Formular-Teilen erhöhen.

 

Was ist der Vorteil von AForms?

Der grosse Vorteil ist die Verbindung von Eingabemaske, Datenstrom und Dokumentenprozessen. Diese Querverbindungen müssen nicht zusätzlich gebaut oder hinzugefügt werden, sondern sie sind das Herz. Die horizontale Verbindung verschiedenster Systeme und Datenhaltungen ist in der DNA der gesamten Kundenkommunikationsplattform von Assentis. Dadurch entstehen Automatisierungspotentiale, Effizienzgewinne und Kostenersparnis durch Vermeidung doppelter Arbeit, massive Fehlerreduktion, schnellere Prozesse und Entlastung der IT.

Ein Beispiel: Sie haben viele unterschiedliche Formulare im Umlauf und von vielen davon gibt es noch Varianten. Wenn sich etwas ändert wie zum Beispiel CI/CD, Disclaimer oder Kontaktangaben, so müssen diese nur zentral an einer Stelle angepasst werden und können per Knopfdruck auf alle betreffenden Dokumente aufgespielt werden.

Der zusätzliche grosse Vorteil von AForms wird dadurch erreicht, dass die Formulare als elementare Bausteine direkt in vielen unterschiedlichen Anwendungsfällen eingesetzt werden können, ohne dass die Struktur der übergeordneten Prozesse verändert werden muss. Die Hürden für die Implementierung und die Aufwände sind daher verglichen mit anderen Projekten im Bereich der Kundenkommunikation tief. Sie können als alleinstehende Formulare genutzt oder mittels einfacher HTML-Referenz in Websites, Landing Pages oder im Intranet eingebaut werden.

 

Wie genau werden diese Vorteile erreicht und wo ist der konkrete Nutzen?

Die Anwendungsfälle reichen vom Onboarding über das Kreditwesen inklusive Marktfolge bis zu Hypotheken. AForms hilft überall dort, wo interaktiv von Menschen Daten erhoben oder festgehalten und danach weiter verarbeitet werden. Aus den Formulardaten wird eine XML-Datei erstellt, die in alle möglichen Folgesysteme eingespielt werden kann. Durch die nahtlose Integration kann direkt eine Notifikation, beispielsweise per SMS oder Whatsapp, sowie eine verarbeitete Bestätigung zurückgegeben werden, auf der Website, per Mail oder als PDF-Dokument.

Schaffen Sie sich die Möglichkeit, anspruchsvolle, optisch schöne Formulare mit wenigen Klicks zu erstellen. Ohne Programmierung und ohne Einbezug der IT. Durch die Darstellung des schlussendlichen Formulars und der Eingabemaske direkt nebeneinander ist die Erstellung und Bearbeitung von Formularen einfach und überaus benutzerfreundlich. CI/CD-Konformität wird mittels CSS sichergestellt.

Durch das dynamische Verhalten der Formulare werden nur die relevanten Felder angezeigt. Diese können sich durch die Antworten auch verändern. Dadurch wird es möglich, mit nur einem Formular viele Eventualitäten und Varianten abzubilden, ohne die Komplexität für den Ausfüller zu erhöhen.

 

Assentis_Aforms_DE
Beispiel eines einfachen Formulars, das sich aufgrund einer Auswahl dynamisch verändert.

 

Anspruchsvolle und umfangreiche Formulare können mittels Tabs noch zusätzlich strukturiert werden. So können zum Beispiel themenspezifische Laschen erstellt werden, um den Ausfüller noch besser zu leiten und lange vertikale Formulare zu vermeiden.

 

Geht das auch mit PDF?

Ja. Einerseits kann aus jedem Formular beziehungsweise anhand der Daten ein PDF-Dokument erzeugt werden. Dieses kann automatisch mit einer digitalen Signatur versehen und somit zertifiziert und vor nachträglicher Veränderung geschützt werden (Unterstützung von PDF Digital Signature Support PAdES). Das funktioniert auch im Massenoutput inklusive Dokumentbündelung und Archivierung.

Andererseits können auch interaktive PDF-Formulare erstellt werden. Das Formular selbst wird in der Assentis-Plattform erstellt und einfach als PDF publiziert. Im publizierten PDF-Dokument sind sämtliche Variablen und Menus hinterlegt. Dadurch funktioniert es autark und kann auf allen Kanälen geteilt werden, auch mittels einfachen Versands per E-Mail.

Durch die tiefe Integration und die Verbindung verschiedenster Systeme und Datenhaltungen können die Trigger direkt aus dem Kernsystem ausgelöst werden. Zum Beispiel kann ein Kundenberater aus dem Kernsystem einen Link zum Versand an einen Kunden erzeugen. Der Kunde öffnet mit dem Link das PDF-Formular und all seine Daten, die im Kernsystem gehalten werden, sind bereits voreingetragen. Er muss nur noch ergänzen und schickt das PDF zurück.

 

Was ist der nächste Schritt?

Ein gutes Vorgehen ist, zunächst die Prozesse bzw. Anwendungsfälle, die mit Formularen arbeiten, auf Automatisierungslücken und systematische Probleme bei der Datenqualität zu prüfen. Ist dieser Schritt abgeschlossen und haben sich Handlungspotentiale ergeben, sind diese normalerweise bereits so klar umrissen, dass eine Umsetzung von Verbesserungen rasch möglich ist.

Wenn Sie Fragen zum Thema Formulare haben oder auch generell zum Thema Kundenkommunikation, dann zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir lieben Herausforderungen in der Kundenkommunikation und freuen uns sehr, wenn wir uns mit Ihnen unterhalten und vielleicht sogar helfen können. Natürlich komplett unverbindlich.

Auf jeden Fall halten wir sie auf dem Laufenden über den kommenden Release 6.5 der DocFamily Plattform.

 

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