Nach einer Verschiebung um gut zwei Jahre soll die Ablösung des Einzahlungsscheins durch die QR-Rechnung im Sommer 2020 Realität werden. Rechnungssteller sollten sich nach einer Lösung für die Umsetzung umsehen.

 

Was ist die QR-Rechnung und welche Vorteile bringt sie?

Die QR-Rechnung ist das neue Bezahlformular, das den Einzahlungsschein ablösen wird. Damit strebt der Finanzplatz Schweiz eine Harmonisierung des Zahlungsverkehrs und die Umstellung auf den ISO-20022-Standard an. Die Initiative wird von mehreren Akteuren getragen, unter anderem von SIX Payment Services und dem Verband SwissBanking. Partner sind unter anderem Credit Suisse, UBS, Raiffeisen und PostFinance.

 

Die klassischen Einzahlungsscheine werden abgeschafft.

 

Im Zentrum steht die Abschaffung der roten und orangen Einzahlungsscheine mit all den unterschiedlichen Varianten, die es gibt. An ihre Stelle tritt die einheitliche QR-Rechnung, die einen sogenannten Zahlteil mit Swiss QR Code enthält.

 

Neuer Zahlteil mit Swiss QR Code, der alle erforderlichen Informationen enthält. (Quelle: Styleguide QR-Rechnung von Six Group)

 

Eingeführt wird die QR-Rechnung nach aktuellem Zeitplan am 30. Juni 2020. Eigentlich sollte die QR-Rechnung bereits 2018 eingeführt werden. Das Projekt hatte sich jedoch verzögert, weil der QR-Code zu wenig komplex war und den Anforderungen an die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs nicht gerecht wurde. Die jetzige, komplexere Version beinhaltet nicht nur die Angaben, die zur reinen Zahlung nötig sind, sondern noch weitere Informationen, die der Sicherheit und der buchhalterischen Verarbeitung dienen.

Die QR-Rechnung ist ein weiterer Impuls für die digitale Schweiz und ein wichtiger Beitrag für die Zukunftsfähigkeit des Zahlungsverkehrs. Der Swiss QR Code ist mit einem Schweizer Kreuz in der Mitte gekennzeichnet und macht Zahlungen sowohl für Rechnungssteller wie auch für Zahlungspflichtige einfacher und digitaler. Mit einem Smartphone oder Scanner werden alle relevanten Zahlungsinformationen in einem Sekundenbruchteil eingelesen und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Zudem sind sie im Zahlteil auch aufgedruckt, so dass man sie manuell lesen und kontrollieren kann. Die Software stellt sicher, dass sämtliche gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

 

Muster einer QR-Rechnung mit integriertem Zahlteil. (Quelle: Merkblatt „Die QR-Rechnung“ von SIX Interbank Clearing und SwissBanking, Version November 2018, paymentstandards.ch)

 

Der Zahlteil kann sowohl auf Papier als auch digital, z.B. auf einer PDF-Rechnung oder per E-Mail genutzt werden. Der Zahlungspflichtige scannt einfach den Code und übermittelt die Zahlungsauslösung via E-Banking bzw. Mobile-Banking an seine Bank. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung von Daten entfällt. Weiterhin kann, falls gewünscht, der Zahlteil einer gedruckten Rechnung auch am Postschalter zur Zahlung verwendet werden.

 

Worauf muss bei der Umsetzung geachtet werden?

Es gibt einige Neuerungen und Vorschriften, die vom Rechnungssteller zwingend eingehalten werden müssen. Dazu gehören vorgeschriebe Schriftarten und –grössen, Abmassungen oder Vorgaben zum Papier, wie zum Beispiel die Dicke, die Farbe oder die Perforation des Papiers.

 

Die Pflicht, das Papier auf vorgedruckten Rechnungen zu perforieren, wird kontrovers diskutiert, weil sie die Verwendung der QR-Rechnung komplizierter mache als nötig. (Quelle: Styleguide QR-Rechnung von Six Group)

 

Der Zahlungszweck heisst neu „Zusätzliche Informationen“ und diese können auch beim Verfahren mit QR-IBAN verwendet werden. Da die QR-Referenz nur mit der QR-IBAN verwendet werden darf, kann die QR-Rechnung durch den Rechnungssteller vollständig belegt werden. Entsprechend nicht erlaubt sind alle handschriftlichen Kommentare oder Anpassungen. Sämtliche Vorgaben sind in den öffentlich zugänglichen Merkblättern einsehbar, bspw. hier https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/merkblatt-qr-de.pdf.

 

Präzise Masse sind Pflicht. (Quelle: Styleguide QR-Rechnung von Six Group)

 

Ab dem 30. Juni 2020 muss jeder Zahlungspflichtige seine QR-Rechnungen bezahlen können. Das bedeutet, dass die Finanzinstitute ab dann sowohl rote und orange Einzahlungsscheine als auch die neuen Zahlteile unterstützen müssen. Der Finanzplatz Schweiz hat bisher noch kein Enddatum festgelegt, an dem die Übergangsphase beendet wird und die alten Einzahlungsscheine nicht mehr verwendet werden können.

Wer rechtzeitig zum Start der QR-Rechnung diese unterstützen und seine Kunden entsprechend bedienen will, hat nicht mehr Unmengen an Zeit zur Verfügung und dürfte gut daran tun, sich langsam damit zu beschäftigen. Die Einhaltung der meisten Vorgaben zur Rechnungserstellung muss im Backend des Systems sichergestellt werden, das zur Erstellung der Rechnung genutzt wird. ERP-Systeme und komplexe Buchhaltungssoftwares haben mit solchen Anpassungen oft Mühe. Eine effiziente Lösung könnte daher eine Funktionserweiterung über eine Drittlösung sein.

 

Wie genau kann Assentis helfen?

Die Kundenkommunikations-Plattform DocFamily von Assentis wird die QR-Rechnung in einem der nächsten Releases unterstützen. Das Modul ermöglicht es, den Zahlteil in sämtliche relevanten Dokumente zu integrieren. Assentis kümmert sich dabei um alles, von der gesetzlichen Konformität, über die technische Umsetzung bis hin zu allfälligen Änderungen. Nutzer des Moduls sind damit stets abgesichert und auf dem neuesten Stand.

Assentis hat grosse Erfahrung mit der Erstellung von Dokumenten rund um den Zahlungsverkehr, die hohe Ansprüche an die technische Umsetzung sowie an die Konformität mit Gesetzen und Standardisierungsvorgaben stellen. Beispielsweise war Assentis ein First Mover in der Umsetzung des elektronischen Steuerauszugs zum einfacheren Informationsaustausch zwischen Bank und Steuerbehörde. Ein kurzes Factsheet zum eSteuerauszug finden sie hier: http://content.assentis.info/Info/Assentis_Factsheet_eSTA.pdf

 

Assentis hat grosse Erfahrung mit der Erstellung offizieller, codierter Dokumente im Zahlungsverkehr, das hilft auch bei Projekten rund um den Swiss QR Code. (Quelle: Styleguide QR-Rechnung von Six Group)

 

Auch als Renderservice in der Cloud

Während das QR-Rechnungsmodul Bestandteil der DocFamily-Plattform ist, wird es voraussichtlich auch einen plattformunabhängigen Renderservice in der Cloud geben. Dieser erlaubt es Rechnungsstellern ohne eigene Infrastruktur unkompliziert und nach Bedarf QR-Rechnungen zu erstellen. Dieser Service ist vor allem für KMU und Unternehmen ab einigen hundert Rechnungen pro Monat interessant, weil er sich durch die von Assentis bekannte extrem hohe Flexibilität über eine XML Landing Zone in alle möglichen Systeme integrieren lässt. Damit kann das Thema QR-Rechnung auf einen Schlag abgehakt werden.

 

Was ist der nächste Schritt?

Wir empfehlen, sich mit dem Thema QR-Rechnung frühzeitig auseinanderzusetzen. Damit die Zahlungsprozesse mit der QR-Rechnung tatsächlich einfacher und wirtschaftlicher werden, braucht es Anpassungen bei der Zahlungssoftware und im Dokumentenmanagement. Zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir würden uns sehr freuen, mit Ihnen über das Thema sprechen zu dürfen und Ihnen bei der Lösungsfindung helfen zu können. Wir versprechen ein offenes Ohr und ehrliche fachkundige Antworten, ohne Sie in ein Verkaufsgespräch zu verwickeln.

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