Die österreichische Wüstenrot-Bausparkasse und Versicherung erstellt allein in Österreich täglich tausende von Kundenbriefen, Angeboten, Policen und Bausparverträgen. Assentis unterstützt durch seine flexiblen Möglichkeiten eine individualisierte Gestaltung der Briefe inklusive einer persönlichen und fallbezogenen Ansprache.

Ausgangslage vor der Einführung

Die Textaufbereitung verlangte von den Anwendern kryptische Befehle zur Formatierung und umständliche Variableneingaben für die Erstellung von Briefen, Verträgen oder Versicherungsausweisen. Zudem war der Lebenszyklus dieser Lösung erreicht. Sie war kaum mehr in der Lage, neue Anforderungen aufzunehmen.

Anforderungen an die neue Lösung

Als neue Lösung suchte Wüstenrot eine Dokumentenerstellung mit folgenden Vorzügen:

  • Dokumente müssen über den gesamten Lebenszyklus unterstützt werden
  • Einbindung in die bestehende Geschäftsapplikation
  • Mehrsprachigkeit
  • Sicherung des Corporate Design
  • Modularität
  • Weitgehend offene Standards
  • Host startet Clientapplikationen und liefert Variablen

Die Vorlagen-Designer wollten vor allem ihre Textbausteine übersichtlich verwalten. Sie wünschten sich zudem Suchfunktionen, um die Verwendung von Ressourcen zu überprüfen.

Die Vorlagen-Entwickler sollten unabhängig von der IT-Abteilung Testdaten in XML aus den operativen Systemen erzeugen. Darüber hinaus sollten sie Vorlagen ohne Programmierkenntnisse entwerfen und an beliebigen Stellen Variablen in die Vorlagen einfügen können. Auch der Abstimmungsprozess zwischen dem Host und den Entwürfen der Vorlagen-Entwickler war zu vereinfachen.

Die DocFamily-Plattform von Assentis hat durch ihre Flexibilität und einfache Handhabung überzeugt.

Für unsere Kundenbetreuung ist die Assentis DocFamily ein wichtiges Instrument. Wir können damit noch schneller und professioneller am Markt agieren. Durch die einfache Handhabung der Lösung sind wir zudem in der Lage, sie in den von uns betreuten Wüstenrot-Unternehmen eigenständig einzuführen.

Svoboda Walter
Walter Svoboda
Geschäftsführer Wüstenrot
Datenservice GmbH

Die Vorlagen und Maskenlayouts werden in einem „Assentis Team“ erstellt, das nicht in der IT angesiedelt ist, auch wenn eine nahe Zusammenarbeit besteht. Das hat sich als effizienter herausgestellt als der Versuch, die Vorlagenerstellung im Fachbereich zu machen. Alle Anwender greifen über Geschäfts- und Aussenstellen hinweg auf die im zentralen Repository gespeicherten Daten zu. Das Corporate Design von Wüstenrot bleibt gewahrt. Zentral entworfene Dokumente sind dezentral bearbeitbar. Sie können anschliessend zentral oder dezentral über verschiedene Ausgabekanäle verteilt werden.

Die Arbeitsweise hat sich für die Fachanwender von Wüstenrot nicht wesentlich geändert. Aber der Output ist sehr viel kundenfreundlicher.

Nach wie vor bearbeiten sie ihre Geschäftsfälle in der Fachapplikation. DocWrite wird aus diversen, webbasierten Applikationen wie bspw. dem CRM sowie aus Batchapplikationen gestartet und füllt alle verfügbaren Variablen in einem Dokument ab, so dass der Fachanwender nur noch wenige Ergänzungen anbringen muss. Nach kurzer Überprüfung ist ein neues Dokument erstellt.

Die Assentis DocFamily orientiert sich an den Bedürfnissen der Anwender und ist daher einfach in der Bedienung.

Die DocFamily basiert auf offenen Standards wie XML, XSL und Java. So baut die Lösung auf bestehendem und wiederverwendbarem IT-Wissen auf. Über 400 Dokumentenvorlagen waren von der alten in die neue Lösung zu überführen. Dank Vererbungsmechanismen und der umfangreichen Wiederverwendung der Dokumentenmodule reduzierte sich der Aufwand dafür erheblich.

Die Assentis DocFamily ist ein integriertes Lösungspaket zum Entwerfen, Produzieren, Verteilen und Publizieren von personalisierten, dynamisch erstellten Dokumenten.

Assentis DocFamily

Die DocFamily-Plattform besteht aus verschiedenen Modulen. Der bi-direktionale Einbezug verschiedener Datenquellen, die Berücksichtigung sich schnell ändernder Kommunikationsbedürfnisse und die Fähigkeit, Kunden individuell mit der für sie relevanten Information auf diversen Kanälen anzusprechen, sind die herausragenden Merkmale der DocFamily.

Für die Vorlagenentwicklung gelangt das integrierte Modul DocDesign zum Einsatz. DocRepo speichert alle Ressourcen zentral, sorgt sich um die Versionskontrolle, die Historisierung und die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen, letzteres gemeinsam mit DocAdmin.

Mit DocWrite arbeiten die Anwender, um interaktiv die notwendigen Dokumente individuell und je nach Bedarf zu erstellen, zu redigieren oder freizugeben. DocBase fungiert als zentraler Server für die gesamte Lösung. Hier werden die dezentral oder zentral auszugebenden Dokumente aufbereitet, so dass sie über mehrere Output-Kanäle verteilt und – wo erforderlich – bis zur Kuvertierung in die Versandstrasse gesteuert werden können.

 

Wuestenrot logo

Die Bausparkasse Wüstenrot AG und die Wüstenrot Versicherungs-AG zählen in Österreich zu den führenden Finanzdienstleistern. Wüstenrot ist zudem in verschiedenen Ländern Europas mit Dienstleistungen aus den Bereichen Finanzieren, Versichern und Sparen vertreten.

Gemeinsam mit den Kunden werden individuelle Strategien zur Vermögensbildung, Altersvorsorge, für die Finanzierung von Wohneigentum und zur Risikoabsicherung erarbeitet und realisiert. Das bedeutet über 12 Millionen Seiten Dokumente jährlich, die erstellt und bearbeitet werden wollen.